ERP系統(tǒng)中，成本模塊與排程模塊式兩個瓶頸模塊?，F(xiàn)在雖然不少企業(yè)都上了ERP系統(tǒng)，但是，使用成本模塊的企業(yè)卻不少，用的好的企業(yè)更是鳳毛麟角。為什么成本模塊在企業(yè)中不能好好利用呢?其內(nèi)在的原因是什么呢?

 

有不少文章在談論如何成功實施ERP項目，但是，對于其敗筆卻很少有人提及。今天，我就做個第一個吃螃蟹的人，談談在ERP系統(tǒng)成本模塊實施的時候存在的一些敗筆。

 

一、 錯誤積少成多、積小成大。

 

眾所周知，ERP系統(tǒng)中的成本模塊，是一個統(tǒng)計模塊，其計算所需的數(shù)據(jù)來之于其它各個模塊。如材料成本的計算來源采購模塊、生產(chǎn)模塊、庫存模塊;制造費用等來之與財務模塊;人工費用來之與人事模塊;各種費用的分攤來之與ERP系統(tǒng)基礎管理模塊。

 

用戶操作的時候，他們沒有全局的認識。因為自己在系統(tǒng)操作的時候，出現(xiàn)一些小錯誤，沒什么關系，沒有引起足夠多的重視。如在采購訂單的價格中，誤把含稅的價格當做不含稅的價格;采購價格錯誤沒有及時發(fā)現(xiàn)，等到下月初對帳或者付款時才發(fā)現(xiàn)，但是，此時成本已經(jīng)結轉(zhuǎn)，發(fā)現(xiàn)再修改已經(jīng)為時已晚;制造費用、人工費用等的收集與分攤不是很準確、不是很合理。

 

所有這些用戶本來都不怎么重視的問題，但是，這些小問題匯聚在一起，就成了大問題。就象各條小溪最成會匯聚成一條大河一樣，問題也會積少成多、積小成達。所以，最終導致了成本模塊的使用效果不好，成本計算的成果不準確。

 

最明顯的用戶容易忽視的錯誤主要有以下幾個方面：

 

1、 采購價格錯誤。按照企業(yè)的常規(guī)做法，企業(yè)跟供應商對帳的時候一般都不是本月發(fā)生的，有可能是塊到付款期的時候才會核對。而企業(yè)的成本是每月結轉(zhuǎn)的，若在成本結轉(zhuǎn)后，再發(fā)現(xiàn)價格有錯誤，而重新計算成本的話，明顯工作量過大。所以，一般即使在日后發(fā)現(xiàn)采購價格有錯誤，也不會去更改已經(jīng)發(fā)生的成本金額。ERP系統(tǒng)也是如此，不會對已經(jīng)做過成本結轉(zhuǎn)的月份重新進行計算。所以，即使發(fā)現(xiàn)錯誤后，再改正價格，那也來不及了。所以，企業(yè)若要成本模塊使用效果好的話，最好改變現(xiàn)在的供應商對帳方式，要求在月底前，即企業(yè)成本結轉(zhuǎn)之前，完成相關的對帳工作，要確保ERP系統(tǒng)在成本運算之前，采購價格的準確性。

 

2、 在產(chǎn)品、成品之間成本分攤不合理。在制造企業(yè)中，不可能一到月底，生產(chǎn)線上所有的產(chǎn)品都能完工入庫，車間或多或少會留有一些在產(chǎn)品。企業(yè)當月發(fā)生的成本，包括材料成本、制造費用、人工費用，若在成品與在產(chǎn)品之間分配不合理的話，也會影響成本的準確性。如很多企業(yè)，不管企業(yè)實際情況，都把當月發(fā)生的實際成本都攤銷到當月的成品中去。如當月發(fā)生的成本共有100萬，其實，有20萬成本是花在那些在產(chǎn)品上，而不能簡單的攤到成品上了事。在產(chǎn)品、成品之間成本的分攤方式，有很多方法，如約當產(chǎn)量法、固定比例法等等，ERP系統(tǒng)一般都支持這些更加合理的分配方法。

 

3、 制造費用、人工費用的分攤統(tǒng)計問題。很多企業(yè)平時不注重這些數(shù)據(jù)的收集，什么都來個大概。特別是工時數(shù)據(jù)，其采用的還是5年以前統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，隨著自動流水線的建立、管理方法的改進，現(xiàn)有的工時數(shù)據(jù)與以前的工時數(shù)據(jù)已經(jīng)有比較大的區(qū)別，此時，如企業(yè)仍然一成不變，沿用以前的工時數(shù)據(jù)的話，計算出來的成本怎么會準確呢?雖然說人工費用、制造費用對于生產(chǎn)制造企業(yè)來說，比例不是很大，但是，其絕對金額還是蠻大的。

 

這些錯誤若獨立的看，看能都不是大問題。但是，若這些問題匯聚起來，就象滾雪球一樣，會越滾越大，最后成為一個難以消化的大難題。若想成本模塊運算準確，就一定要從小處著眼，從細節(jié)做起。

 

 

三、手工計算方法陳舊，與ERP計算方法不符合。

 

很多企業(yè)成本計算方法落后，或者與現(xiàn)實不符。他們的一些簡化計算方法，ERP系統(tǒng)無法支持，從而造成了ERP計算結果與財務成本會計實際計算的差異。

 

如關于材料成本的計算問題。現(xiàn)在很多企業(yè)，在計算材料成本的時候，采用比較簡便的做法，如材料的成本價格其按照的是最近的采購單價為基礎進行統(tǒng)計。如此，若企業(yè)用庫存材料進行生產(chǎn)的時候，材料成本的統(tǒng)計就無法反映材料真實的生產(chǎn)成本。如企業(yè)生產(chǎn)某批產(chǎn)品，其需要500千克的某種原材料，其中，200千克的材料用的是以前的庫存材料，是以100元/千克的價格購進的;剩余的300千克材料，是最近購進的，其價格為90元/千克。而用戶在統(tǒng)計材料成本的時候，其用的就是90元/千克的單價，這與實際生產(chǎn)的成本就有差異，用這種方法，計算出來的材料成本就比實際的材料成本要低2000元。若以這個數(shù)據(jù)為基礎，統(tǒng)計企業(yè)的利潤，那也就不可能準確了。

 

以前用戶在手工操作的時候，可能是因為計算工具的限制，所以，才采取了一些簡便的做法。確實，如加權平均成本這種計算方法，若再手工操作階段，使用起來，確實有不少的困難。但是，有了ERP系統(tǒng)，就不一樣了。其實，ERP的成本模塊的操作比其他模塊要省力、省心許多，只要鼠標點幾下按鈕，就可以完成了。

 

所以，企業(yè)若真的想把ERP模塊利用起來，就要先改善自己的成本計算方法。采用一些更加合理、更加能夠反映企業(yè)實際情況的一些計算方法，只有如此，才能夠提高成本模塊的利用效果，提高其成本統(tǒng)計的準確性。

 

三、操作不當造成的。

 

ERP系統(tǒng)操作不當，也是造成成本模塊無法發(fā)揮其功能的原因之一。從以上的分析我們可以看出，其他模塊的操作會直接影響最終成本的計算。所以說，若光從成本模塊考慮，其操作沒有多大的難度，但是，若結合其他模塊來說，則就有可能很多不恰當?shù)牟僮鳎瑫绊懗杀灸K的應用。所以在，月底在成本結轉(zhuǎn)之前，要先對系統(tǒng)進行一定的檢查，看看是否符合成本結轉(zhuǎn)的要求。檢查的環(huán)節(jié)主要如下：

 

1、 單據(jù)操作是否恰當。入庫單、領料單有否都審核了，其若沒有及時審核，會影響最后材料成本的統(tǒng)計;退料單有否即時審核，退料單的開立時，有沒有退回給對應的生產(chǎn)訂單，退料單操作不當，也會對成本的計算，造成影響。如退料的時候，若沒有對應生產(chǎn)訂單，則其退料發(fā)生的金額會平均分攤到當月所有的產(chǎn)品中去，而不是某張?zhí)囟ǖ纳a(chǎn)訂單。如某張生產(chǎn)訂單在生產(chǎn)時，一共領了200萬的材料，但是，車間在生產(chǎn)這張生產(chǎn)訂單的時候，只用了180萬材料。而車間對材料進行退料動作時，沒有把這20萬的材料退回給這張生產(chǎn)訂單，如此，ERP系統(tǒng)在考慮這張生產(chǎn)訂單的成本時，就會把材料成本當作200萬來考慮，而不是180萬。退回倉庫的20萬材料，就會分攤到當月的所有產(chǎn)品上，會使其他的產(chǎn)品成本比實際的底。

 

2、 成本的結轉(zhuǎn)時機不當。ERP系統(tǒng)中，不是隨時都可以計算成本的，其應運要掌握一定的時機。如在當月單據(jù)沒有核對清楚之前，就不能急忙的進行成本結轉(zhuǎn)，要知道，成本結轉(zhuǎn)后，我們一般是不建議重新調(diào)整已經(jīng)結轉(zhuǎn)過月份的生產(chǎn)成本的。成本模塊的計算，涉及到的計算量比較多，最后能有一個獨立的時間段來進行運作，以減少其他人對ERP的操作時，對成本計算的影響。

 

3、 一般企業(yè)，成本統(tǒng)計都是按照自然月來的，即從每月的1日到每月的最后一日截止為準。但是，有些企業(yè)則不是，他們把自然月割斷了。如我遇到過一家客戶，就是以每月25日為結帳日。即把26日與次月的25日為一個月份，以此來計算成本。無論是按哪個日期來計算成本，一般都不是問題。重要的是，企業(yè)要注意，就是周期要固定，不能空的時候成本一個月結一次，忙的時候半年結一次。這是不允許的。企業(yè)最好能夠每月結一次成本。

 

4、 還有，就是關于成本計算的方法。成本計算的方法有很多種，如分批法、產(chǎn)品法等等，材料成本統(tǒng)計也有許多方法，如先進先出、加權平均成本等;在產(chǎn)品、成品的分攤方法也有多種。在會計實務上，要求成品計算方法要在一段時間內(nèi)保持不變。ERP也是如此。若某種成本計算方法確定后，要在一定的時間內(nèi)保持不變;就是沒辦法要變，最好也選擇一個自然年度為單位而改變。

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